“Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli”

D. D. Eisenhower

Hepimizin yaşadığı en büyük zorluklardan biri zamanı istediğimiz gibi yönetememek. Evet, hepimizin 24 saati var ama bu 24 saati nasıl değerlendirdiğimiz önemli olan.

İşler konusunda çoğunlukla zaman ile yarış halindeyiz. Genellikle acil olanlar işlerimiz ile bütün günü geçirmekteyiz. Bu acil işler bizim için önemli mi bu soru pek akıllara gelmiyor. Zaman yönetimi konusunda bu kadar dertli olmamızın belki de en büyük nedeni acil ve önemli işlerin ayrımını yapamamamızdan kaynaklanıyor olabilir.

Çok yoğun bir gün içinde çat kapı gelen misafir, kuru temizlemeden alınması gereken kıyafetler, son dakika çıkan plansız ve uzayan toplantılar, tamamlanamamış işler, iptal edilen buluşmalar, bir türlü başlanamamış projeler… Bunlar sizin de günlük yaşantınızın içinde bol bol karşılaştığınız durumlar ise Eisenhower Zaman Yönetim Matrisi ile tanışma zamanınız gelmiş demektir.

Eski ABD başkanı Dwight D. Eisenhower’ın geliştirdiği zaman yönetim matrisi, kullanımı çok basit ve pratik bir zaman planlama yöntemidir. Matris iki ana unsura odaklanır. Bir işin acil olup olmaması ve önemli olup olmamasına. Bir iş acil iken önemsiz olabilir ve aynı şekilde önemli iken acil olmayabilir. Eğer bu kavramlara göre işlerimizi kategorilere ayırırsanız Stephen R. Covey ‘in dediği gibi   “Anahtar, programınıza göre olanları önceliklendirmek değil, önceliklerinizi planlamaktır.”

Stephen Covey “Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı” adlı kitabında detaylı şekilde bu matristen ve uygulamanın öneminden bahsetmektedir. Yapılacaklar listesindeki maddeleri bir aciliyet ve önemine göre kategorilere ayırdığınızda 4 alanlı bir matris elde ederiz. Bunlar:

• Acil ve önemli işler                
• Acil ve  önemli olmayan işler 
• Acil olmayan ve önemli işler
• Acil olmayan ve önemli olmayan işler

ACİL VE ÖNEMLİ İŞLER

Hemen çözülmesi gereken işlerdir. Acil olduğu kadar da önemlidir. Tüm işleri bırakıp yetiştirmek için üstüne odaklanmanız gereken işlerdir. Eğer saati saatine dolu bir ajandanız varsa ve esneyemiyorsanız bu işler size aksatabilir.

ABCDE metodundaki A işleriniz tam olarak bu kategoriye girer. Gün içinde yapacağınız ilk işlerdir. Listenize yeni bir madde eklendiğinde en üst sıraya taşınır.

Anahtar kelime: HEMEN YAP

ACİL VE ÖNEMLİ OLMAYAN İŞLER

Bu işler tam olarak daha önce konuşmuş olduğumuz 80/20 kuralındaki hayatımıza değer katmayan işlerdir. Bu ayrımı yapmak çok zor ve bir o kadar da önemlidir. Acil oldukları için öncelik kazanırlar ama aslında önemli olmadıkları için o değerli vaktin kaybına sebep olurlar. Bu alandaki işleri mümkün olduğunca ilgili kişilere devretmemiz gerekir. Sizin önceliğiniz olmayan ve uzun vadede size hizmet etmeyecek işler oldukları için bu alan ile zaman kaybetmemek çok önemlidir. Eğer devredemiyorsanız da bu kategorideki işleri en aza indirmek ve belirli saatler harici bu alana zaman ayırmamak gerekir.

Tam önemli bir işin ortasında gelen e-mail, görüşmenin ortasında bölen telefon görüşmeleri.

Öneri:

Bu gruptaki işler için devredebileceğiniz kişileri yanına not alıp onları önden bilgilendirin.

Yarın akşama kadar kuru temizlemeden kıyafetlerin alınması lazım.

Eğer devredemiyosanız bu maddeler için belli bir zaman aralığı belirleyin ve sizi başka zaman bölmesine izin vermeyin.

Mesela sabah 10-11 arası ve öğleden sonra 3-4 arası mail ve telefon görüşmeleri için zaman bloklar oluşturabilirsiniz.

Anahtar kelime: DEVRET – SINIRLA

ACİL OLMAYAN VE ÖNEMLİ İŞLER

Bu alan çoğumuzun atladığı ama başarı merdivenlerini tırmandıran alandır. Acil değillerdir ama bu önemli olmadıklarını göstermez. Bu alan sizin hayalleriniz, hedeflerinizdir. Uzun vadede ulaşmak istediğiniz ama doğru zaman yönetimini yapamadığınız için arka planda kalan işlerdir.

Hayatının sonunda yaptıklarımdan değil yapmadıklarımdan pişmanım sözlerini sarf edenlerin görmezden geldiği belki de en önemli alandır.

Zaman yönetimini iyi yapabilmek bence bu alanine farkında olmak ve sizin için önemli olan bu işlerinizi ertelemeden bir an önce hayata geçirme cesaretidir.

Bu alan tamamen senle ve önceliklerin ile ilgilidir. Hayalini kurduğun iş, uzun süredir yazmak istediğin kitap, uzmanlaşmak istediğin konular, çalmak istediğin enstrüman. Senin için önemli olan ama hep ertelediğin hayaller. Eğer bu matrisi hayatına uyarlayabilirsen, zamanınızın çoğunu bu önemli bölüme ayırabilirsin.

Anahtar kelime: PLANLA – DAHA ÇOK ZAMAN AYIR

ACİL OLMAYAN VE ÖNEMLİ OLMAYAN İŞLER

Uzun vadede asla işinize yaramayacak işler yapsan iyi olur ama yapmasan da olur diyeceğin işler tam da bu kategoriye giriyor. Acil değiller ve önemli de değiller. Peki bu alanda o değerli vaktimizi tüketmek için bir neden görüyor musun?

Verilen molalar tabii ki gereklidir ama tüm işlerin arasında 1 saat sosyal medyada zaman geçirmek o istediğin zaman yönetimini yapmak için pek de doğru bir karar sayılmaz.

İşe başlamak için zaman harcanan, kaçma psikolojisi ile yapılan ıvır zıvır işler tam olarak bu kategoriye girer.

Anahtar kelime: ERTELE- İPTAL ET

• Yapılması gereken işleri önceliklendirme ve sıralama olmadan belirle
• Önem ve acilliyetine göre bu işleri önceliklendir.
• Bu işler için ortalama tamamlama süresi belirleyebilirsin. Hangi iş için ne kadar zamana ihtiyacın var?

Zaman Planlama Matrisi LaTua L’agenda ve Hedef Ajandasındasında sizler için hazırlanmıştır.